社内報制作は思ったよりも制作期間や労力を要するもの。ここで社内報制作フローをよく理解して、無理のない制作スケジュールを設定しましょう。
これから社内報担当者になる方は予習として、すでに社内報を制作されている方は復習としてご参考ください。
■1制作チームを結成する
社内報の制作を1人で完遂するのは至難の技。同僚や上司、部下などと共に社内報制作チームを結成し、協力して制作しましょう。社内報の制作チーム以外にも、拠点ごとの協力者として“通信員”を設置する、社内報制作に協力してほしい部署に声をかけておくなど、社内報が制作しやすい環境づくりを進めておくことをおすすめします。社内報が制作しやすい環境づくりは、良い社内報をつくる重要なポイント！ 社内報に協力者を増やすことで情報の質が高まるだけでなく、担当者さまご自身の作業軽減につながります。
■２発行目的を決める
社内報制作チームを結成したら、社内報で「何を伝えたいか」という目的を明確にしましょう。会社経営方針との現状や、抱える問題などと照らし合わせながらじっくり検討を重ねてください。発行目的は会社によってさまざまですが、発行目的は社内報の核となり、すべての企画の元となります。制作チーム全員で目的意識を共有することがとても大切です。
■３誌面の企画を考える
発行目的を達成のためにどんな内容の企画が必要なのでしょうか？ 誌面の内容を検討し具体化させましょう。読者になる社員に「社内報でどんな企画をやってほしい？」と直接尋ねてみるのもひとつの手。発行目的を目指しながらも、いかに読者に読ませる誌面に仕上げるか。社内報制作チームの腕の見せ所です。
また、併せてデザインイメージで検討を進めましょう。「スタイリッシュでカッコイイイメージ」と「ポップなデザインで親しみやすく」では読者に与える印象は違ってきます。どんなデザインで仕上げればより読者に読まれる社内報になるか、社員の年齢層や男女比なども鑑みながら方向性を固めていきましょう。
■4予算を決める
もろもろの内容が具体的にイメージできるようになると、おのずとおおよその予算が見えてきます。読者に読まれ、親しまれる社内報でなければ発行する意味がありません。予算に縛られ過ぎてクオリティーをおろそかにすることがないよう、余裕をもった予算を設定するようにしましょう。
■5取材・撮影
決定した企画を元に取材・撮影を実施します。担当者・社内協力者が取材・撮影を行う方法とプロのカメラマン・ライターなどと協力して行う方法とがあります。
読者を引きつけたい企画はプロに委託し、親しみやすい記事は社員投稿記事にするなどメリハリを持って制作しましょう。どんな方にも伝わりやすい誌面を心掛けましょう。
■6デザイン
誌面で使用する原稿、写真などのすべての素材が揃ったら、プロのデザイナーに入稿して誌面をレイアウトします。ラフを添えるなどの工夫を凝らし、デザイナーと誌面イメージを共有することで「思っていたのと違う！」というイメージギャップを減らすことができます。
■校正・チェック
仕上がった誌面を見ながら、デザインはイメージしたテイストのものになっているかなどのデザインチェックや、誤字脱字や氏名の間違いがないかなど文字校正を行います。修正社内報は会社の公式な文書とも言えますので、信頼性を損なわず、かつ読者に親しまれる誌面づくりを心掛けましょう。
■印刷・納品
出来上がった誌面を印刷し、製本して社内報を完成させましょう。紙の種類や厚さ、写真の補正などでも仕上がりは大きく変わってきますので、印刷会社とよく相談しながら満足いく仕上がりを目指しましょう。
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【執筆者】
ディレクターT
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