社内報担当者の皆さんは、デザイナーから上がってきた校正紙に対して、どのように修正指示を出していますか。
正確な修正指示を出すことで、今後の修正作業を円滑に進めることができます。
今回はおすすめの修正指示の出し方をご紹介いたします。
1. 刷りだした校正紙に赤ペンで書き込む
とてもアナログな方法のようにも思えますが、基本の修正指示の出し方です。
社内報を紙で発行する場合は、必ず原寸サイズで刷りだして文字の大きさや写真の色、デザインなどを確認しましょう。パソコンの画面では正確な文字の大きさ、写真の色が分かりません。
刷りだした校正紙に、赤ペンで文字の訂正や、写真の大きさ、差し替えの指示を直接書き込んでいきましょう。読み手が判読できるように、大きめの文字で丁寧に書くことが大切です。
「挨拶文をまるごと差し替えるから、長文を手書きするスペースもないし、大変…」という場合は、差し替える文章をwordファイルに打ち込みましょう。差し替える場所を囲んで「wordファイル『挨拶文』に差し替え」と書き込んで、wordファイルとセットでデザイナーに送るとよいでしょう。
書き込みが終わったら、校正紙をスキャンして送りましょう。校正紙を手渡しする場合は、控えをコピーしておくとよいでしょう。次に上がってきた校正紙が修正指示通り直っているかのチェックができます。
2. pdfの注釈機能を使って指示を書き込む
「社内報はデータ納品で、パソコン上で閲覧している」「会社の方針で、印刷することを控えている」という場合は、pdfの「注釈機能」を使って修正指示を出すことをおすすめします。
気を付けてほしいのが、編集機能を使って文章を打ち替えることで、どこを訂正したのかが分からなくしてしまうこと。デザイナーが見て、どこを修正するのか分かるように「注釈機能」で指示を出すようにしましょう。
いかがでしょうか。
修正指示がきちんと反映されているかチェックできるよう、出した指示が手元に残る形で指示を出すことが大切です。
また、複数人で校正する場合は、代表者がそれぞれの赤字を集約し、一元管理するのもミスを減らす上で大切な作業です。校正日を設定し、余裕を持って作業できるように時間を確保するようにしましょう。
正確な修正指示を出すことで、デザイナーが正確かつ円滑に作業でき、時間のロスを防ぐことにつながります。上記のおすすめの修正指示の出し方を参考にしてみてください。
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執筆者：ディレクター 大原
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