社内報や広報誌の制作をする中でどうしても発生しがちなスケジュールの遅延。オウンドメディアであるがゆえに、発行時期も自分たちの匙加減ひとつで決定できるため、原稿収集の状況やその他業務の状況によってスケジュール修正しがちですが、スケジュール修正は制作にかかわるスタッフ全員に必ず影響を及ぼします。業務の都合で調整したにも関わらず、結果として非効率な進行になってしまうことにもつながりかねません。制作前に、まずはスケジュール案をしっかりと精査し、スムーズな進行管理で作業負担を減らしていきましょう。
スケジュール表作成のポイント
スケジュール表を作成するにあたって、企画立案から発行まで、さまざまフェーズでどれくらいの準備や確認に要する期間が必要なのかを洗い出す必要があります。
年間のスケジュールを作成する際はおおざっぱなスケジュールでも問題ありませんが、実際に制作にする段階においては細かくスケジュールを設定した方が、その後の進行においても何かと便利に働きます。以下のポイントを抑えながら、スケジュールを組み立ててみましょう。
●編集会議日
社内報編集担当スタッフが複数いる場合は、企画の擦り合わせと担当記事を決定する必要があります。この段階においては仮スケジュールを共有しておき、編集スタッフの業務予定を確認しながら適宜調整していきましょう。
編集会議を実施する前に、スタッフにはある程度の企画の草案なども持参するようにアナウンスしておくと会議自体もスムーズに進行できます。会議中に考える時間が多くなると、スタッフ全員の時間を消費してしまいます。編集会議を実施するおおよそ1週間前には事前にアナウンスをしておき、各自の準備を促しておきましょう。
●台割＆ラフ作成・確認期間
編集会議で決まった内容をもとに、ページの台割を作成していきます。どの記事を誰に頼むかなど、社内報の設計図になるので、なるべく細かく決めておくことが大切です。定例企画などフォーマットが決まっている記事に関しては、ラフ制作が必要ない場合もありますが、その号ならではの特集企画についてはラフを作成して「どのような写真が必要か」「何文字程度の原稿が必要か」などページを構成する要素を決める必要があります。この作業にはある程度の時間がかかるので「編集会議後、即原稿収集！」というスケジュールを設定すると、序盤からスケジュール遅延が発生してしまいますよ…。
●原稿依頼・収集期間
原稿作成を担当者自身が行う場合は比較的進行のコントロールがしやすいフェーズですが、寄稿依頼する場合は要注意。「収集した原稿が、依頼した文字数と異なる」「締切日に原稿が送られてこない」など予想していなかった事態に直面することがありますが、これはよくある進行上のトラブルです。不測の事態が発生することを前提として、締切日は可能な限り前倒しで伝えておきましょう。
また、寄稿を依頼した人には、締切日の数日前には必ず電話やメールで進捗確認をしておきましょう。事前に「実は原稿の執筆が遅れていて…」という情報をつかんだら、具体的にいつ原稿が完成するのかを確認し、デザイン業務を担当するチームに情報共有しておきましょう。「原稿の受け取りが遅れる」ということが分かっているだけでも、その後の進行がいくらかスムーズになります。
原稿収集後は、デザイン作業に入り初校・再校・校了…と進めていくことが一般的ですが、どのタイミングで決裁権者の確認をしてもらうかをあらかじめスケジュールに組みこんでおきましょう。校了日になって「まだ必要な確認がとれていない！」と慌てることがないよう、関係者のスケジュールを抑えておくことも社内報担当者の重要な役割になります。
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【執筆者】
ディレクター 水谷
マスクをするのが当たり前の生活が続いて1年以上。当初は暑い…苦しい…と感じていましたが、だんだん慣れてきました。ちなみに、覆面レスラーのメッカであるメキシコでは、ルチャドール（プロレスラー）は試合用マスクとは別に、街を歩くときのためにプライベート用のマスクがあるそうです。常時マスクを外さないプロ意識！
