社内報ご担当者の皆さんこんにちは。
以前に社内報の永久定番企画と呼べる新入社紹介の構成ポイントをお伝えしましたが、皆さんはその企画主旨をどのように新入社員の方に説明し、依頼をしていますか。
口頭で伝えたり、メールや簡易的なアンケート用紙を配るだけの端的な説明で終わっていませんか？
入社間もない新入社員にとっては、毎日が未知の世界。新しい環境で周りに馴染めるのか、仕事をこなしていけるのかなど、さまざまな不安と緊張感で頭がいっぱいの方がほとんどです。そんな状況の中、いきなりアンケートを依頼されると無難な回答にしておこうという心理が働き、結果当たり障りのない回答が集まって社内報への興味も生まれにくくなります。
今回は作成をスムーズに進行させるためにも、回答者が答えやすくなる依頼方法について見直し、社内報への関心度を高めていきましょう。
１．社内報の目的や意図を伝える
社内報を発行している目的は、経営方針の浸透やコミュニケーションの活性化、従業員の意識向上など企業によって多岐に渡りますが、入社して初めて社内報という存在を知る方もいるかもしれません。
まずは“なぜ社内報を発行しているのか”という目的と意図を理解してもらいましょう。その後に、新入社員紹介を掲載するメリットを伝えることで回答への抵抗感が和らぎ、どんな自己紹介にしようと考え始めるきっかけになります。
説明時は口頭で伝えるだけではなく、よりイメージを持ってもらうために、過去の社内報の配布はもちろん、広報担当者が自己紹介の掲載内容に沿った自己紹介を自ら先に行うこともおすすめです。自分より先に相手が情報を開示してくれると、自然と安心感が生まれて答えやすくなります。
2．アンケートを工夫する
アンケート用紙は説明が丁寧なほど、回答者は記入しやすくなります。
「自己紹介を書いてください」だけではなく、以下のように具体的な指示をアンケート上に記載しましょう。
・質問は細かく設置
・回答例文
・目安の文字数
・箇条書きでも可とする
・写真の指示はサンプル画像を入れて明確に
（例えば・・・縦横やサイズの規定、画角、加工の可否、画像解像度1MB以上など）
質問内容を細分化すること、例文によく集まるような表現方法を使わないようにすることで、抽象的な回答が集まらないよう促すことができます。また短文で終わることを避けるためにも、実際掲載する文字量よりも多めの文字数を設けておくと、文字不足を防ぐことができます。
定番企画である新入社員紹介を社内報で続けていくと、数年後に「〇〇さんにもあった新人時代！」など、当時の紹介記事を元にしたインタビューなどの振り返り企画を行うこともできます。
新入社員の皆さんとって社内報に載る初めの企画だからこそ、好印象となる進行を意識していきましょう。
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