社内報担当の皆さん、こんにちは。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。皆さんにとってどのような1年間だったでしょうか？
さて、社内報担当の皆さんにとって冊子が配布されたとき、達成感や安心感でいっぱいなんて気持ちになるのではないでしょうか。周りから「あの企画よかったね」なんて言われたらうれしいですよね。けれども、もし誌面に間違いがあったら……。関係者に迷惑がかかるだけではなく、今後の信頼関係にも影響することも考えられます。また、紙媒体であれば、場合によっては印刷のやりなおしという対応にもつながりかねません。
そこで、今回は間違いを防ぐためのポイントを紹介したいと思います。ちょっとした心がけで、間違いを防ぐことができるため、ぜひ参考にしてくださいね。
ポイント１
名前や所属部署、役職名は重点的に確認！
「間違う訳がない！」と思いがちですが、名前や所属といった情報のチェックは特に重点的に行うようにしましょう。寄稿していただく場合は、ファイル名にご本人に名前をつけてもらうと、後で再確認することもできます。メールのやりとりがあるのでしたら、署名欄を確認するといった方法も効果的です。
ポイント２
変換ミスに気を付ける
パソコンで原稿を作成したり、校正したりすることが多いと思います。そこで気を付けたいのが、変換ミスです。例えば、「かえる」という言葉。「変える」「帰る」「買える」というように、複数の変換候補があるときは注意しましょう。
ポイント３
紙で見ると違って見える!？
アナログな方法かもしれませんが、印刷して紙で確認するのも間違いを見つけるのに効果的です。紙だと赤ペンや蛍光ペンで確認したところをチェックできるので便利です。上司から指摘があったときも、「確認したので大丈夫です！」と自信を持って答えられるでしょう。パソコン上で校正をしている方は、ぜひお試しください。
ポイント４
原稿確認は少し時間をおいてから
原稿を書いたら少し時間をおいてから読み返すようにしましょう。執筆直後は意外と間違いが見つかりにくいものです。例えば、夕方に書いたら翌日の朝に見直してみると、頭が整理されて違った視点で確認ができますし、間違いも見つかりやすくなりますよ。
ポイント５
担当者とのやりとりはメールと電話の両方で
電話だけのやりとりだと、「この修正は、担当者から指示があったんだっけ??」と記憶があいまいになることがあります。また、メールだけだと人によって、冷たい印象を与えかねません。両方のツールを用いて、お互いのコミュニケーションを円滑にしておくことで、間違いを防ぐことにつなげられます。
いかがでしたでしょうか。
誌面に協力してくださる人がいるからこそ、社内報は成り立つものです。ぜひ、今回紹介したポイントを参考にしていただき、誌面の間違いを防ぐようにしましょう。
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執筆者：ディレクター 高橋
今回から、ブログ担当に加わりました。よろしくお願いします！
