社内報担当者にとって「情報収集」は大切な仕事です。社内の業務や社外の活動（同好会）などがいつ・どこで・どんな人たちによって行われているかを把握して、該当するタイミングで社内報に掲載することはマストですよね。（情報収集が甘いと、校了間際で「このネタも入れなくてはいけなかった…！！」と慌てることになるパターンも）
また「原稿収集」の大変さは、どの担当者も一度は感じたことがあるのではないでしょうか。「期日までに原稿を書いてもらえない」「何度伝えても、ほとんどの人が締め切りを守ってくれない」など、他の業務と並行して制作する社内報という媒体の特性上、「締め切りを必ず守ってください！」とは強く言えないこともしばしば起こります。
ここで、私が最近見た事例で「担当者の負担が減る！」という例を紹介します。それは、社内SNSやグループウェアを使っている会社で、それらを上手く利用して「情報収集」「原稿回収」をしている担当者がいることです。
例えば「同好会」の記事！
社内SNSで、写真に一言「今日はフットサルしました！」等を添えて投稿してくださった社員がいた場合、その写真を社内報の企画「同好会レポート」に使ってよいかをSNSを通じて質問。同時に、以下の質問をメールでします。
・何人くらい集まりましたか？
・何時間くらいやりましたか？
・どれくらいの頻度で開催していますか？
・フットサルの楽しさを一言で表現するなら？
SNSのダイレクトメール機能を使っての依頼ですので、聞かれた側もスマホで手軽に返信してくださり、それを社内報に掲載しました。
情報収集・原稿回収が「一瞬」で終わった例です。
例えば「表紙写真公募」の場合！
社内SNS内で、きれいな景色などを投稿するスレッドを作成。すると、カメラが趣味で旅先などで撮った写真を数人が投稿し合っていました。
たった数人ですが、貴重な人材です！さっそく「社内報の春号で春っぽい写真を表紙に使いたいので、投稿してくださいませんか？」とスレッドに記入したところ、すぐに何枚も集まりました。菜の花畑、桜など投稿された写真は甲乙つけがたく、選ぶのに苦労したほどです。
そして、投稿者である社員が喜んでくださったのは撮影者の名前を写真に添えて掲載したこと。そして「表紙」に大きく自分が撮った写真が載ったことでした。
また、現在この会社では「社内報表紙」写真を公募するのが通例となり、応募者には抽選でクオカードなどの特典も配布しています！
情報や原稿は、効率よく集めて、作業負担を減らしましょう！
執筆者：ディレクターA
マイブームは多肉植物の栽培。蒸し暑い夏、2カ月以上断水して弱ったように見える多肉さんですが、待望の秋到来。日光にあて、水を与えると見事によみがえります。
