「編集委員」や「通信員」「各拠点の原稿回収担当者」を複数名抱える社内報担当者（とりまとめをしている代表者）にとって、関係者が一堂に会する編集会議の進行は重要な業務です。
・前号の振り返り／反省点
・今号の掲載企画内容の選定／精査
・各ページの原稿回収の担当者決め
など、編集会議は短い時間で決めなくてはならないことがてんこ盛り！そんな中、編集会議を有意義なものにするため、つまり「社内報の質を上げるため」に必要なことは、以下の２つと考えます。
1 会議では、ぶれないコンセプトを貫く
2 他の人が意見を出しやすい雰囲気をつくる
ぶれないコンセプトを貫く
編集会議が活発化すればするほど、さまざまな委員が「こんな企画をやってみたい」「その企画は原稿回収が難しいからやめた方がよい」「上司から●●さんの取り組みを載せたら？と言われたからスペースがほしい」など掲載ネタについて意見を持ち寄ってくれます。
そんなとき、社内報担当として取りまとめの立場にいるあなたは、どんな仕切り方をしていますか？
本音を言ってしまえば「上司から載せてほしいと言われた→掲載スペースを確保する」流れだとは思いますが、会議では、それだけではなく「●●さんの取り組みを取り上げることは、『社員のやる気を後押しする』という社内報のコンセプトにぴったりなので、ぜひ掲載しましょう！」のひと言が欲しいです。
なぜか。それは、あなたのそのひと言で、編集員の皆がその都度「社内報の意義・目的・コンセプト」を再確認でき、それは必ず、次の編集会議や企画のネタ出しの打ち合わせに生きてくるからです。
私が実際に立ち会った編集会議でこんなことがありました。「ロスコストを具体的に載せて、品質改善を厳命するようなテイストのページを上司から作るように言われた」とおっしゃる方に対し、社内報担当者の取りまとめ役の方が「上から目線の記事になってしまうと社員のやる気を削いでしまうので、そのロスコストを減らすために、今、一生懸命活動している人たちがいるので、その社員たちの本音が知れるような座談会にしたい」と企画の軌道修正をしたのです。同じ「ロスコストを減らす」目的でも、前者はストレートに「減らしましょう！」と訴える企画、後者は「こんな取り組みで改善しようとしている人がいます」と全員の参考になるように練っている企画です。
もちろん、どちらも正解です。ただし、この会社の社内報は「主人公は社員！社員の自発性を伸ばすこと」がコンセプトだったため、実際には後者の座談会企画が採用されました。
他の人が意見を出しやすい雰囲気をつくる
前述「1」の実際の編集会議ですが、この会社さんは、このような編集会議が行われるようになるまでに、リニューアル創刊から2年ほどの期間を要しました。2年前は「とにかくページを埋めることに必死」という雰囲気が編集会議に蔓延し、載せなくてはいけないお知らせ記事を「どのような切り口で載せるか」まで話し合う余裕がなかったのです。
では、どうして、そのような状態から現在のような体制になってきたかというと、「みんなが意見を言いやすい雰囲気を、取りまとめ役の担当者がつくった」ことが大きいと思います。誰かが提案してくれたことに対して、「コンセプト」「社内報の発行目的」に照らし合わせて会議を進めると、社内報の質が上がります。
編集委員が出した案は、できるだけくみ取って掲載するのも一手です。自分が出した意見が採用されると、編集員たちのモチベーションもUPします。「無理じゃない？」と片付けず、どうやったらコンセプトに則ってその意見をページに生かすことができるか、編集会議では、そんなことも意識してみてください。
執筆者：ディレクターA
庭に巨大植物グンネラ・マニカタの苗を植えようと計画中です。大きく育つのは、何年後でしょうか。
