原稿がなかなか集まらない…。社内報担当者の方なら誰しもそんな経験したことがあるはず。
原稿催促のメールや電話って緊張しますよね。急かすのは申し訳ない…けど頼む！早く原稿くれ！！という気持ちの間で揺れ動いています。そんなことにならないためにも、まず原稿の収集依頼の仕方を見直してみてはいかがでしょうか？ ささいなことで原稿収集が上手くいくかも…。
１ 原稿依頼を明確に行う
例えば、ある新製品の紹介を社内報で行うことになったとします。
そこで
「新製品についての原稿をお願いします」
とお願いしても、原稿執筆者はなかなか手が動きません。それは、具体的な内容を指定していないから。
つまり
「新製品についてのセールスポイントや特長、開発時の苦労など交えて、原稿執筆をお願いします。○○のデータ形式（600字程度）を○月○日までに、担当○○までメールにてお願いします。」
こうすれば、〆切、データ形式、文字数なども伝わります。また新製品について何を書けばいいか少し指定することで、内容が具体的に想像でき、なんだか書けそうな気がしてきます。ただ単に事務的な内容だけで終わらず「原稿を楽しみにしています」と一言添えるだけでも、受け取る側の気持ちは違ってくるものです。
2 原稿依頼シートを活用する
連載ものや、書いてほしい内容が毎回決まっているものは、原稿依頼シートを活用しましょう。
テンプレートを活用すると、
「毎回テンプレートを送ればOK!」→作業効率化
「伝えるべき内容が記載されている」→伝達漏れ防止
「執筆してほしい項目が記載されている」→原稿執筆者の執筆漏れ防止
と、いいことづくしです。
以下に原稿依頼シートの見本をご紹介します。
①原稿の締切を明記しましょう。
②提出方法を明記しましょう。写真や図形などがある場合は、エクセルに貼り付けると縮小される場合があり、印刷するには不向きとなってしまいます。それぞれ元データを送ってもらうようにしましょう。
③提出先を明記しましょう。
④掲載時期をきちんと伝えましょう。例えば新製品発売の場合は、掲載時期には「発売されている」のか、「発売される予定」なのか、執筆者は知りたい情報です。
⑤一番大切な「執筆目的」。この記事によって、社員に何を伝えたいのか、どんな意識を持ってもらいたいのかなど、はっきり伝えましょう。目的がはっきりすると、原稿も書きやすくなります。
⑥紙で発行する社内報の場合、誌面には限りがありますので、文字量は必ず伝えましょう。
⑦テンプレートをエクセルで作成する場合は、以下の関数を使えば、セル内の文字数をカウントしてくれます。
=LEN(該当セル)
自動で文字数をカウントしてくれるので、制限字数内での執筆も楽になります。
3 原稿締切1〜2日前に執筆者へリマインド
原稿執筆者が他の業務に追われて、ついつい原稿執筆を忘れていた！ということはよくありがちです。だったら、締切後に催促するより、締切前にリマインドメールを送りましょう。締切に間に合うように書いてくれるか、あるいは遅れることが事前にわかることで、スケジュールを調整することもできます。遅れるという連絡があった場合は、必ずいつまでに原稿をもらえるか、確認しておきましょう。
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執筆者：ディレクター 河合
本や漫画はそうでもないのですが、
映画はタイトルや内容をわりと高い頻度で忘れてしまいます。
なぜでしょうか…。
