秋の台風シーズンを前に、社内報でも危機管理対策のページや被災時の安否確認の方法などを周知するページを掲載する企業が増えています。
近年の「災害頻発時代」を鑑みて、会社として取り組んでいることなど掲載することで、改めて社員に認識してもらうことができる他、これまで協力的ではなかった従業員の意識改革も促すことができます。
返信が必要な安否確認のメールを
スルーしていた社員の意識が変わった！
ある会社では、派遣事業等をしているため日本全国に社員がいて、それぞれ仕事に従事しています。地震や大雨があった場合、その程度に応じて該当地域で働く社員へメールが送られる仕組みなのですが…、実際に大雨災害が起きたとき「必ず返信が必要」な“安否確認のメール”を既読スルーする事例が多発してしまいました。
システム上、返信があるまで何度もメールが送られ、その都度、本社の担当者は全社員の安全を確認しなくてはなりません。スルーされ続けると「被災して連絡がつかない」状況であると判断せざるを得ないため、後で大ごとになってしまいます…。
「後で返信すればいいや…」等になららないために、この会社では社内報を通じて「安否確認」の重要性を今一度周知しました。災害当日に返信しても、翌日、また再回答が必要な場合もあることや、会社として全従業員の安否を把握する必要がある点等を分かりやすく図解したのです。
その後、偶然、安否確認メール発動基準以上の大雨が同じエリアであったのですが、前回の教訓を生かして社内報等で周知していたため、要返信メールには、皆さんすぐに対応してくださったそうです。
これにより、迅速な返信を受けた会社は、各自の被害状況を把握し対応策を練ることができたそうです。
その他、
・職場の避難経路を掲載した
・被災時のクライアントへの対応マニュアルを掲載した
・職場近辺の避難場所を掲載した
等、まさに「いざ」というときに社員が思い出してくれることを願って社内報に掲載している会社もあります。
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執筆者：ディレクターA
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