原稿作成、写真撮影が完了し、制作会社もしくはデザイナーに原稿素材を渡す段階になったものの、「写真データ、テキストファイルが大量にある場合、どのように整理して渡せばよいのかな？」と迷ったことはありませんか。

そこで今回は、制作会社・デザイナーが制作しやすい、原稿素材の整理方法について解説します。

■原稿素材を用意しよう

原稿素材の準備で気を付けてもらいたいポイントをお伝えします。

1. ページ割り・イメージラフ

どの項目がどのページに入るのかを記したもの。どんなページ構成なのか、全体を俯瞰して見られる社内報の設計図となるものです。

「写真はこの大きさで、文章はこの位置に入れて、こんな誌面にしてほしい」というイメージを簡単に記したもの。これを共有しておくことで、想像したイメージに近い誌面に仕上げてもらえます。

色やデザインの雰囲気などがイメージラフでは伝えづらい場合は、イメージに近い雑誌や広報誌などを共有するとよいでしょう。

それぞれ、手書きでもエクセルやパワーポイントなどのデータでも構いません。

ワードやエクセル、パワーポイントなど、テキストデータが抜き出せる形式で作成しましょう。テキストデータが画像になっている場合は、制作会社側で入力作業が必要になり、ミスタイプのリスクがあるので、画像の元のテキストデータがあればそれを用意するとよいでしょう。

また、テキストのどの部分がタイトル・リード・見出し・小見出しなのか、分かるように記しておきましょう。

例）

【タイトル】社員紹介

【リード】今回は2020年度から2022年度に入社した8名の社員について紹介します。

【見出し】2020年度入社

音色ひめ華　ねいろひめか

出身地：愛知県津島市

趣味：星を眺めること

…

ワードやエクセル、パワーポイントに貼り付けた写真は圧縮され、画像が粗くなってしまいます。写真素材は貼り付けず、jpgなどの形式で用意しましょう。ファイル名はどの内容の写真なのか分かるようにしておきましょう。

プリント写真の場合は、制作会社に現物を送って印刷会社でスキャンしてもらう方法と、自社でスキャンする方法があります。

一枚一枚、写真の裏に付箋を貼り、どの内容の写真なのか分かるように記しておきましょう。また、自社の歴史を振り返るためのプリント写真は貴重な写真であり、替えがないものである場合が多いため、ダンボールで挟む、ビニールで包むなど折れ曲がったり濡れたりしないよう梱包しましょう。

印刷に耐えられる解像度が必要なので、300dpi以上、データ形式はjpgでスキャンするようにしましょう。

デザイナーはページ割り・イメージラフを参考にデザインを進めていくので、原稿素材は見開きのページごとにフォルダ分けしておきましょう。

原稿素材はすべてそろえてから制作会社やデザイナーに渡すようにしましょう。デザインは全体のバランスを見ながら進めていきます。原稿受け渡し時は18人だった社員プロフィールが、1人増えると18人構成で進めていたデザインをはじめからやり直さなければなりません。

ただし「期日までにすべてそろえるのは難しい、一部抜けた状態でもいいから仕上げてほしい」ということもあるかと思います。その場合は「どの部分が、いつ原稿を渡せるか」を明確にし、制作会社やデザイナーに相談してみましょう。

原稿素材を一つのフォルダにまとめると、容量が大きくなり、メール添付では制限がかかり、送ることができない場合があります。そんなときは、インターネットのアップローダーやクラウドを利用することがおすすめです。

会社の方針でそれらが使用できない場合は、データをＵＳＢやＣＤーＲＯMなどのメディアを使う方法もあります。その際は配送に時間がかかってしまうので、期日までに受け渡しできるようスケジュールを調整することが大切です。

いかがでしょうか。

スムーズに制作を進するためには、下準備と段取りがとても大切です。これらのポイントを押さえて原稿素材をそろえましょう！

ディレクター　大原

季節のいい秋！　原稿の送付が五月雨式にならないよう、まとめてスパッと送りたいものですね。