社内報担当のみなさん、こんにちは。
社内報の編集、今年もお疲れ様でした。
さまざまな要素の詰まった一冊は、担当者の努力の結晶です。
たくさんの苦労を乗り越えて作るからこそ、できあがったときの喜びも強いものですよね。
さて、一年の計は元旦にあり、と言います。
2023年の社内報制作も、よりよいものできるよう、足元をしっかり固めていきましょう。
ズバリ、まず新年に検討したいのは「スケジュール管理」です！
スマートな進行の舵取りをし、よりよい社内報をつくる。
理想的な制作には、きめの細かいスケジュール作成が欠かせません。
それも、「なんとなくこのくらいの期間でいいかな」ではなく、きちんと根拠のある進行管理を行うことが大切です。
ここでは、スケジュール作成にあたって、特に気をつけたいポイントをおさらいしましょう。
考え直すならここ！制作スケジュールの重要ポイント4点
・原稿作成
各部署の予定を把握したうえで執筆者のスケジュールを割り振っても、予定通りに原稿が届かない、ということにお困りの方もいらっしゃると思います。そんな時には、依頼時のちょっとした工夫で、遅れの芽を摘めるかもしれません。たとえば、以下のようなテクニックがあります。
・執筆フォーマットを作成しておき、執筆者が書くことだけに注力できるようにしておく
・同じページに寄稿する人や部署の名前を伝えておき、「自分が遅れると初校が出ない！」と理解してもらう
・遅れがちな執筆者には、実際のスケジュールよりも締め切り日を数日早めに伝えておく
わずかな工夫も、校了前にはずいぶんと生きてくることが感じられるはずです。
・デザイン
外注先のデザイナーさんによっては、同じ時期に別のお仕事を抱えている可能性もあります。事前に伝えたスケジュールを大幅に変更することは、デザイナーさんの業務を圧迫する恐れがあるため、控えましょう。
また、スケジュールがなかなか定まらない場合には、少なくともそのときに判明していることを伝えておくだけでも、デザイナーさんはなんとなく予定をイメージしておけるので、心の準備ができます。
おおよその刊行時期、全体ページ数や、遅れることの多い箇所など、わかっていることは溜めずに共有してしまいましょう。作業者としては、それだけでもいくぶん楽になるはずです。
・校正
スケジュールが厳しくなってくると、校正は短縮されがちな傾向があります。しかし、印刷後に「あっ！」と誤植に気づいても、時すでに遅し……。
校正にある程度の時間的余裕があれば、落ち着いてミスを発見できます。反対に余裕がないと、「もう、これでもいいかな？」という、緩い観点でのチェックになるため、粗が目立ちます。
もし、最終校正で修正が必要となった場合、慌てて校正、急いで印刷、とミスが起こりやすい状況に陥ってしまいます。後工程を短縮するということは、リスクを増大させることと同義なのです。
スケジュールが厳しいときは、校正の期間から短縮するのではなく、他の期間で調整できるところがないか、検討しましょう。
・印刷～社内配布
落とし穴なのが、印刷～社内配布にかかる日程です。以下のようなケースでは、普段よりも印刷にかかる日数が増える場合があるため、事前に見積もりを取ったり、業者に確認したりしておくとよいでしょう。
・ページ数・部数が増える場合
・発送先がいつもと異なる場合や、発送先が増える場合
・印刷日程に大型休暇を挟む場合
さらに、社内配布もポイント。仮に、配布当日の午後、社内報担当者の手元に全部数が届いたとしても、その日は配布だけで終わってしまい、社員の読む時間を担保できないか、最悪の場合は配布自体が間に合わないかもしれません。社内配布にかかる時間から逆算して、印刷を発注することも重要なのです。
今年のスケジュール、うまくいきましたか？
原稿が予定どおりに届かない、関係部署と連絡が取れない……。
多くの人が製作に携わるからこそ、細かなスケジュールの遅れは、社内報づくりではよくあることと言ってもいいでしょう。
多少の調整で済むならまだしも、印刷納期に大きく響いてしまったり、社内報以外の業務に支障をきたしたりしてしまうのは、できれば避けたいことです。
スムーズな社内報制作のためにも、関わる人にとってわかりやすいスケジュール作成を心がけたいですね。
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【執筆者】
ディレクター：今枝
今回から社内報ブログに加わりました。よろしくお願いいたします。
一年の計は元旦にあり……。自分で言っておきながら、どちらかというと年始より年末にかけての方がやる気のボルテージが高い派です。年始はいつも箱根駅伝に、熱中、からの疲労、虚脱……となりがちです。
