社内報担当の皆さま、こんにちは。
社内報制作にあたって社員の皆さんの協力は必要不可欠。ただ、原稿執筆の依頼をしたところ「忙しくて書けない!!」といわれてしまった…そんな経験はありませんか⁇
今回はそんなピンチを乗りきるためのヒントをご紹介したいと思います。
【ケーススタディ】
“社会貢献活動の一環として、地域の美化活動に参加したことを社内報に掲載したい”
担当者に依頼をしたところ「忙しいからできない！」といわれてしまった…。
あなたならどうしますか⁇
提出期日が適正であるか確認を！
社内報担当の皆さまは日頃から、原稿に触れる機会も多くあるかと思いますが、社員の中には日頃の業務と違うことに戸惑う方もいらっしゃいます。原稿執筆、写真の手配、上長の確認など、対応する人の作業もイメージした上で期日をお伝えすると円滑に進行できます。
ちなみに「なるはやで！」などと伝えていませんか？あいまいな伝え方は齟齬が生まれやすいため注意が必要です。具体的な日時を伝えるようにしましょう！
掲載の目的を伝えていますか？
掲載事項を決定するにあたって、なんとなく決めたということはないハズ。なぜ掲載するに至ったのかを改めて考えてみましょう。
「良い取り組みを他の社員にも知ってもらいたいから」「初めて取り組んだことだから」「地域住人の方々からお礼の手紙をいただいたから」など、理由を洗い出してみてください。前向きに社内報に対して協力いただけるように、記事が掲載されることのメリットについてもお話しすることも依頼時のポイントです。
原稿フォーマットを活用しましょう
書いてほしい内容を箇条書きにしてお伝えするがおすすめです。合わせて文字数も伝えるようにしましょう。アンケートシートのように作成しておくと、その後の原稿整理もフォーマット化されるため、負担軽減にもつながります。
ゼロから考えてもらうのではなく、社内報担当の皆さまが伴走者となって一緒に作っている!!という姿勢を伝えることが大切です。
また、その後の流れについても補足するようにしてください。書いたらおしまいなのか、誌面が完成したら確認してもらう時間があるのかなどです。原稿協力いただいた方が具体的なイメージが持てるように共有してくださいね。
社内報制作はご担当者さま一人ですべての業務を担うのは大変なこと…。だからこそ、いかに社員の皆さまを巻き込んで制作できるかがカギとなります。
社内報がきっかけでちょっとした知り合いとなり、その後の仕事が円滑になったというのはよく聞かれることです。ピンチはチャンス！どんどん巻き込んで、社内報を通じてコミュニケーションの輪を広げるきっかけにしていきましょう！
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執筆者：ディレクター 高橋
ウオーキング続けてます。
