社内報ご担当の皆さんこんにちは。社内報の制作は順調に進んでいますか？
社内報の制作をスムーズに行うためには、細かなスケジュール設定といかに遅延せず、スケジュール通りに進行していくかがカギとなります。中には従業員の方に依頼して提出してもらう企画も多いと思いますが、予定通りに原稿は戻ってきていますか？同じ社内でも、日常の業務のことを考えると提出の催促はとても言い難いですよね。しかし、期限は守ってほしいもの。お互いが気持ち良くスムーズに進めるためにも、原稿収集の依頼方法について考えていきましょう。
1.依頼を受けた側になってみよう
依頼を受けた原稿執筆者は、通常業務ではないことには不慣れです。ましてや社内にいき渡る社内報となると、どのように書いたらいいか迷いも生じます。スムーズに回答がしやすくなるよう、まずは依頼を受けた側の立場になって考えてみてください。制作担当者は自分が書くなら「こんな情報が書いてあると答えやすい」「この方法で依頼されたら忘れない」ということをピックアップしてみましょう。ご自身の中で整理することが大切です。相手の立場になって見直していくことで、どちらに取っても負担がない方法が見えてきます。
2.依頼は２週間前、提出期限より前倒しに！
原稿を依頼する時に“企画内容は決まっているから、業務負担を考えて早めに依頼しよう”と、提出期限の1カ月前から依頼をしていませんか。夏休みの宿題と同じように、良かれと思って余裕を持ったスケジュールを提案した結果、後回しにしされてしまいます。
原稿が揃わないから制作に進めないという事態はよくあることです。そのような事態に陥らないためにも、提出期限は万が一を備えて本来の期限よりの2・３日ほど前に設定して、バッファを取っておきましょう。依頼の時期は期限の1週間前では短く、業務負担になりかねません。原稿執筆者の予定に組み込みやすく、早すぎて放置されない、2週間前がおすすめです。
また提出期限後に催促するのではなく、3日ほど前に一度、原稿執筆者にリマインドしておくといいでしょう。提出期限よりも遅れるとの返事をもらった時は、具体的にいつなら提出が可能なのか確認しておきましょう。不安の穴を埋めておけば、進行に大きな影響を与えずに済みます。
社内で制作する場合、原稿やその他業務状況によってスケジュールを修正しがちですが、発行時期を遅らせるほど、関わっている全ての人やコトに影響が生じます。その時の状況に合わせて修正していても、結果として非効率になってしまうと次回制作のモチベーションにもつながりません。ご自身の作業負担を減らすためにも、原稿収集を効率的にしていきましょう。
＜ディレクター吉田＞