社内報担当の皆さま、こんにちは。
大きな事故に直結しかねない事象のことをヒヤリ・ハットといわれているのは、皆さんもご存知のことと思います。今回は、社内報版ヒヤリ・ハット事例について考えてみます。皆さんも同じような場面に遭遇したら？を想像しながら読んでみてください。
ケース1 原稿収集時
新任部長を紹介するページで、自己紹介文を依頼したものの、締切日になっても提出されない。本人に確認したところ依頼メールに気がついていなかったことが判明した。
【ポイント】
新しく部長に就任されるということは、引き継ぎなどで多忙を極めている可能性があります。とはいえ、社内報には発行日があるものですから、締め切りをきちんと伝えておかないと、印刷入稿日に間に合わないということになりかねません。
メールを送っているから大丈夫、見ているはずと思いがちですが、期日より前にリマインドのメールや電話をすることをおすすめします。余裕を持った進行に努めましょう。
ケース2 校正・原稿確認時
顔写真と名前を掲載している新入社員紹介ページ。初校時は合っていたのに、再校時に写真の位置がずれている箇所があったことに気がついた。
【ポイント】
例えば、100字掲載されているところに、担当者からの赤字が入ったことで150字になったとします。ただ文字が増えるということだけではなく、余白や写真サイズ、他の記事のスペースを調整する必要が出てしまうことを認識しておきましょう。また修正が反映されているかを確認する際は、細部の確認も大切ですが全体を俯瞰することも意識してみましょう！
ケース3 校正・原稿確認時
印刷入稿する前に最終確認をしていたところ、informationがinfomationに、コミュニケーションがコミニュケーションとなっていたことに気がついた。
【ポイント】
書き間違えたり読み間違えたりしても、なんとなく意味が通じてしまうので、注意が必要ですね。他にも「斎藤・斉藤・齋藤・齊藤」のように複数の漢字がある場合、原稿作成時に変換ミスが起こりがちなので気を付けるようにしましょう。
注意すべき表現は用語集のようにして、メモを残しておくと次の制作時に役立ちます。
ケース4 納品時
本社以外の営業所に納品の手配をしていたが、住所が変わったことに気がつき、配布が遅くなるところだった。
【ポイント】
前号の配布表をコピーしてそのまま使用すると起こりがちですので、見直す作業も工程に入れることをおすすめします。人事異動があるときは特に注意が必要です。人数の変動は発行部数にも影響があります。部数が足りないという事態を避けるためにも、早めの確認を心がけましょう。
いかがでしたでしょうか？ミスを絶対にしないというのは不可能です。大きな事故に至らなかったから良かったと済ますのではなく、事例を収集し、なぜ発生してしまったのか、今後同じことが起こらないためにどうしたら良いのかに目を向けることが大切です。
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