Web社内報の導入が決まり、いざ運用開始！とその前に、いくつか忘れてほしくない準備があります。今回ご紹介する準備をしっかり行えば、WEB社内報の浸透濃度が圧倒的に良くなりますよ。この内容は弊社サービスにかかわらず、一般的なWEB社内報にも言えることです。WEB社内報を検討段階の方もぜひご参考ください。

特にこの記事では、社内報全体のコンセプトや企画内容といったソフト面の準備ではなく、WEB社内報開始までに必要なシステム設定、担当者配置などのハード面の準備をご紹介したいと思います。この事務的とも言えるハード面の準備に、意外と時間が掛かるケースが多いため、お早めの検討をおすすめします。

１タイトル決定

社内報のタイトルを決定してください。タイトルは社内報の顔とも言える部分です。通常、あまり変更するものではありませんので慎重にお決めください。

タイトルについては（関連記事→社内報タイトルの“つけ方”とその傾向）をご参照ください。

□リニューアルの場合

従来のタイトルを引き続きご使用されるのか、リニューアルを機に一新されるのかをご検討ください。

□創刊の場合

タイトル名に加え、デザインや色などの方向性も一緒に検討しましょう。

２ご担当者の決定

WEB社内報を制作にあたり、はじめに編集体制を整えていただきますと、担当者様のご負担が軽減されます。各部署に編集委員を置くなど工夫してみると良いでしょう。また、制作会社とのやり取りのメイン窓口となるご担当者様を設定していただくと進行がスムーズです。

３閲覧する環境づくり

□WEB社内報の入り口の設定

WEB社内報の入り口をどこに設けるかご検討ください。

社員の皆さんは設置した入口からWEB社内報を閲覧することになりますので、非常に重要な検討項目といっていいでしょう。どこに設置すれば社員をストレスなく記事まで誘導できるのかよくご検討ください。それぞれの企業風土・状況にあった入口の設定を行うことが重要です。

HP上にバナーを設置したり、社内イントラ上にリンクを設置するなど、既存のシステムに組み込む方法が一般的ですが、システム管理部との兼ね合いでなかなか実現が難しい場合もあるそうです。中には端末を立ち上げると、まずWEB社内報が立ち上げるように設定している企業もあるそうですよ。

□ID・パスワードの設定

社員の皆さんにご使用いただくIDとパスワードを決定してください。社員の皆さんの親しみやすさとセキュリティを兼ね備えたパスワードを設定しましょう。

４常時アクセスできない人への対応。

WEB社内報はPull式媒体ですので、（関連記事→知っておきたい！ WEB社内報のメリット・デミリット）各自端末を持っていない方、外回りの多い営業の方、工場などの現場にいる方など、常時アクセスできない人への対応を怠れば、すぐに読まれなくなってしまう可能性もあります。例えば、画面を印刷して掲示する、休憩室などの共用のスペースに閲覧用端末を設置するなど、それぞれの働き方にあった配慮を行ってください。常時アクセスできない社員に疎外感を与えないよう、これらの配慮はWEB社内報運用開始と同時に行なうことがポイントです。